Política de tratamiento de datos

1. PRESENTACIÓN. ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS, sociedad comercial con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., identificada con NIT. 900.060.570-8 y matricula mercantil N° 01549065, representada legalmente por la señora MARÍA DEL PILAR MÉNDEZ RODRÍGUEZ, mayor de edad, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. e identificada con la cédula de ciudadanía N° 52.365.056 de Bogotá D.C., dando cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos complementarios, estableció la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales, donde usted podrá encontrar los derechos que como titular de sus datos personales le asisten, las finalidades, el tratamiento de esos datos recolectados, así como el procedimiento que ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS dispuso para garantizar el uso y seguridad de esta información. Igualmente describe a sus respectivos encargados de atención ante peticiones, quejas, reclamos, entre otras disposiciones de interés.

2. POLÍTICAS GENERALES. El fin previsto en esta política busca determinar el procedimiento que la empresa ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS, seguirá para dar cumplimiento al derecho de la protección de los datos personales, configurado en el derecho constitucional del habeas data. El presente documento hace referencia respecto de la información de carácter personal que ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS recolecte, administre o conserve, incluyendo el tratamiento dado a los datos personales de contacto de los clientes cuando sean utilizados para fines comerciales, de mercadeo y/o publicitarios, de los proveedores cuando sean utilizados para fines tributarios y contables y de empleados en lo relacionado al cumplimiento de las normas en materia laboral, todo lo anterior de acuerdo a la normatividad vigente.

3. DEFINICIONES.

3.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo

el Tratamiento de datos personales.

3.2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

3.3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

3.4. Dato Sensible: Cualquier dato que afecte la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial ó étnico, la orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, derechos humanos o promueva intereses de cualquier partido político, o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos, relativos a la salud, a la vida sexual, datos biométricos, entre otros.

3.5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

3.6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

3.7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES.

4.1. Dirigirse a ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS a través de los canales de comunicación establecidos por ésta, los cuales se indican en el presente manual y aviso de privacidad (anexo 1), con el fin de conocer, actualizar, rectificar y eliminar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan al error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

4.2. Solicitar prueba de la autorización para el tratamiento de datos personales otorgada a ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

4.3. Ser informado por ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS, previa solicitud efectuada a través de los canales de comunicación dispuestos por ésta, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.

4.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o

complementen.

4.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en cualquier momento, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

4.6. Acceder en forma gratuita a través de los canales dispuestos por ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

4.7. Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.

b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d) Por un tercero debidamente autorizado por el titular o por la Ley.

4.8. La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS a través de su Aviso de Privacidad (Anexo 1) informará acerca de los canales previstos para que el titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.

5. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS.

5.1. Clientes.

Los datos personales que solicitamos a los clientes tienen como finalidad: a) Informar sobre nuevas pólizas; b) Renovación de sus pólizas; c) Publicidad de planes comerciales; d) Ofrecer novedades, cambios y modificaciones de nuestros productos y servicios; e) Realizar actos de promoción y publicidad; f) Informar sobre actividades y eventos, así como adelantar futuras actualizaciones de los mismos y demás actividades de mercadeo, estadísticos, medición de la satisfacción del cliente y administrativos que resulten necesarias en el normal desarrollo de nuestro objeto social.

5.2. Proveedores.

Los datos personales que se solicitan a proveedores y/o contratistas tienen como finalidad conservar el registro pertinente para efectos tributarios y contables con el propósito de cumplir con las normas vigentes en la materia, así mismo con el propósito de realizar los pagos que por la prestación de servicios o suministro de bienes haya lugar; y ejecutar las labores administrativas que resulten necesarias en el normal desarrollo de nuestro objeto social. ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS almacenará los datos personales de los proveedores por el tiempo establecido en la normatividad fiscal y contable.

5.3. Trabajadores.

La base de datos de trabajadores tiene como fin el mantener la información personal actualizada con el fin de que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada, y dé cumplimiento a las normas de la materia, así mismo tiene por objeto hacerlos participes de las actividades de bienestar previstas por la compañía. La base de datos de exempleados busca tener a disposición de las autoridades, o del mismo titular su información durante el término establecido por la ley laboral.

Niveles de seguridad aplicados al tratamiento.

ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS y los terceros designados para el soporte técnico de las bases de datos, cuentan con reglamentaciones internas sobre seguridad de la información, las cuales se encuentran establecidas en los procedimientos y manuales de la compañía. Adopta medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

6. PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

6.1. Consulta.

a) Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS. La compañía suministrará a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

b) La consulta se formulará por correo electrónico a proveedores: protecciondatosproveedoresalianza@acolseg.com.co, o por escrito a la dirección Carrera 36 # 16 – 21, Bogotá.

c) La consulta se formulará por correo electrónico a clientes / personas: protecciondatosproveedoresalianza@acolseg.com.co, o por escrito a la dirección Carrera 36 # 16 – 21, Bogotá.

d) La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá ser superior al primer término.

6.2. Reclamos.

a) El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes, podrán presentar un reclamo ante ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

1.1. En caso de quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b) Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

El titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo ante ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS antes de dirigirse a la SIC a formular una queja.

6.3. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato.

a) Los Titulares podrán en todo momento solicitar a ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el procedimiento y requisitos previstos en el numeral 7.2 del presente manual.

b) La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

c) ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS pone a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada tales como:

d) La consulta se formulará por correo electrónico a proveedores: protecciondatosproveedoresalianza@acolseg.com.co, o por escrito a la dirección Carrera 36 # 16 – 21, Bogotá.

e) La consulta se formulará por correo electrónico a clientes / personas: protecciondatosalianza@acolseg.com.co, o por escrito a la dirección Carrera 36 # 16 – 21, Bogotá.

6.4. Del derecho de acceso.

a) El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

6.5. Del derecho de actualización, rectificación y supresión.

ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

a) En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

b) ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

c) ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS podrá establecer

formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición y solicitud de los interesados a través de:

d) La consulta se formulará por correo electrónico a proveedores: protecciondatosproveedoresalianza@acolseg.com.co, o por escrito a la dirección Carrera 36 # 16 – 21, Bogotá.

e) La consulta se formulará por correo electrónico a clientes / personas: protecciondatosalianza@acolseg.com.co , o por escrito a la dirección Carrera 36 # 16 – 21, Bogotá.

f) Es importante tener en cuenta que la revocatoria de la autorización y/o la supresión del dato no es absoluto y ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS puede negar el ejercicio del mismo cuando:

· El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

· La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación o persecución de delitos o sanciones administrativas.

· Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

6.6. Transmisión y/o transferencia internacional de datos personales.

Para fines estadísticos y de medición de satisfacción, los datos personales de los clientes, empleados, proveedores y/o contratistas, en caso de ser necesario para el cumplimiento del objeto social de ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS, podrán ser transferidos al exterior bajo niveles adecuados de protección , seguridad y confidencialidad, sin perjuicio de la obligación de mantener la confidencialidad de la información, ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para los fines aquí descritos y no podrá ser usada para propósitos diferentes.

6.7. Persona o Dependencia responsable de la protección de datos personales, atención de peticiones, consultas y reclamos.

ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., es responsable del tratamiento de los datos personales.

ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS a través del departamento de Servicio al Cliente será el responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones y será el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el cliente, proveedor y/o contratista titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer,

actualizar, rectificar y suprimir el dato y/o revocar la autorización. Este departamento tendrá una comunicación directa con los responsables de las áreas relacionadas con las bases de datos. Para formular sus solicitudes en relación con la protección de sus datos personales, los clientes podrán contactarse con:

Persona de contacto: Asistencia Servicio al Cliente.

Área / Departamento: Servicio al Cliente. 

Correo electrónico: protecciondatosproveedoresalianza@acolseg.com.co

Teléfono: 7423511 opc. 4

Dirección: Carrera 36 # 16 – 21, Bogotá.

ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS a través del departamento de Gestión Humana será el responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones y será el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual los trabajadores titulares de la información pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y/o revocar la autorización. Para formular sus solicitudes en relación con la protección de sus datos personales, los trabajadores podrán contactarse con:

Persona de contacto: Coordinador de mercadeo

Área / Departamento: Mercadeo 

Correo electrónico: protecciondatosalianza@acolseg.com.co

Teléfono: 7423511

Dirección: Carrera 36 # 16 – 21, Bogotá.

7. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS.

ALIANZA COMERCIAL DE SEGUROS LTDA. AGENCIA DE SEGUROS conforme a las disposiciones legales vigentes y respectivos reglamentos, le informa a usted que procederá a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (En adelante SIC). Este Registro Nacional de Bases de Datos es un directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país, reglamentado por el capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015 mediante el cual disponen los requisitos mínimos, términos y condiciones para la inscripción de bases de datos sujetos a la aplicación de la Ley 1582 de 2012. Esta base es de libre consulta a usted como ciudadano.

8. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE

TRATAMIENTO.

La presente política rige a partir del 26 de Julio de 2013, las áreas de la compañía especialmente relacionadas fueron informadas de estas disposiciones previamente a la publicación.

El periodo de vigencia de la base de datos para clientes es indefinido sin perjuicio de los derechos establecidos en el presente manual.

El periodo de vigencia de la base de datos para proveedores y/o contratistas es establecido por la ley (5 años)

El periodo de vigencia de la base de datos para trabajadores es indefinido.


VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA
1
Documento inicial
25-03-21
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